Como elaborar um termo de referência para soluções audiovisuais

O termo de referência (TR) é o documento mais importante de uma licitação para soluções audiovisuais. É ele que define o que será contratado, como será entregue, quais critérios técnicos devem ser atendidos e como a aceitação será verificada. Um TR bem elaborado atrai fornecedores qualificados, reduz o risco de impugnações e garante que o órgão receba exatamente o que precisa.

Neste guia prático, a equipe da Netfocus Enterprise Services orienta gestores públicos e equipes de TI sobre como estruturar um termo de referência para soluções AV — desde a definição do objeto até os critérios de aceitação — com foco em boas práticas que equilibram rigor técnico e competitividade.

O que é o termo de referência e sua importância

O termo de referência é o documento que fundamenta a contratação pública. Na Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações), o TR é obrigatório e deve conter a descrição detalhada do objeto, as condições de execução, os critérios de aceitação e as obrigações das partes.

Para soluções audiovisuais, o TR tem importância redobrada porque:

• Soluções AV são complexas — envolvem múltiplas tecnologias (áudio, vídeo, controle, rede, automação) que precisam funcionar de forma integrada;
• O mercado é especializado — poucos fornecedores dominam todas as disciplinas, e uma especificação mal feita pode atrair empresas sem capacidade técnica;
• O risco de incompatibilidade é alto — equipamentos de diferentes fabricantes precisam interoperar, e isso exige especificação funcional, não apenas lista de produtos;
• O investimento é significativo — salas de controle, auditórios e centros de comando representam investimentos de centenas de milhares a milhões de reais.

Estrutura recomendada para um TR de soluções AV

Um termo de referência completo para soluções audiovisuais deve conter, no mínimo, as seguintes seções:

1. Objeto — descrição clara e concisa do que está sendo contratado;
2. Justificativa — por que a contratação é necessária e quais problemas resolve;
3. Escopo e entregáveis — o que está incluído (e o que não está) no fornecimento;
4. Especificações funcionais — o que o sistema deve fazer;
5. Especificações técnicas — requisitos mínimos de desempenho dos equipamentos;
6. Qualificação técnica — requisitos de habilitação do fornecedor;
7. Critérios de aceitação — como a entrega será verificada e aceita;
8. Garantia e manutenção — prazos, SLAs e condições de suporte;
9. Cronograma — prazos de execução e marcos de entrega;
10. Obrigações das partes — responsabilidades do contratante e da contratada.

A seguir, detalhamos os pontos mais críticos para soluções audiovisuais.

Como descrever requisitos funcionais

Os requisitos funcionais descrevem o que o sistema deve fazer, independentemente da tecnologia ou fabricante utilizado. São a base para que os fornecedores proponham soluções adequadas e para que a fiscalização verifique a entrega.

Exemplos de requisitos funcionais bem escritos:

• "O sistema de exibição deve permitir a visualização simultânea de, no mínimo, 16 fontes de vídeo em tempo real, com resolução mínima de 1920x1080 por fonte."
• "O sistema de videoconferência deve suportar chamadas com, no mínimo, 4 pontos remotos simultâneos, com resolução mínima de 1080p e áudio full-duplex."
• "O sistema de automação deve permitir a ativação de cenas pré-programadas por meio de painel de toque ou interface web, com tempo de resposta inferior a 3 segundos."
• "O sistema de áudio deve garantir cobertura uniforme em toda a área de audiência, com variação máxima de 3 dB entre pontos de medição."

Evite requisitos vagos como "sistema de alta qualidade" ou "tecnologia de ponta". Esses termos são subjetivos e não podem ser verificados objetivamente no SAT (Site Acceptance Test).

Como especificar requisitos técnicos sem direcionar

Um dos maiores desafios na elaboração de TRs para soluções AV é especificar requisitos técnicos com rigor suficiente para garantir qualidade, sem direcionar a contratação para um fabricante específico — o que pode gerar impugnações e comprometer a lisura do processo.

Boas práticas para especificação técnica:

Use especificações mínimas de desempenho

Em vez de citar modelo ou marca, defina os parâmetros técnicos mínimos que o equipamento deve atender:

• "Display profissional com diagonal mínima de 55 polegadas, resolução nativa de 3840x2160 (4K UHD), brilho mínimo de 500 nits, operação contínua 24/7";
• "Processador de videowall com capacidade para, no mínimo, 16 entradas HDMI 2.0 e 16 saídas HDMI 2.0, suportando resolução de até 4K@60Hz por porta".

Use a expressão "ou equivalente/similar"

Quando for necessário citar uma marca como referência (permitido pela legislação), sempre inclua a expressão "ou equivalente/similar que atenda às especificações técnicas mínimas". Isso mantém a competitividade do certame.

Defina critérios de equivalência

Para evitar contestações, liste explicitamente quais parâmetros serão utilizados para avaliar a equivalência:

• Resolução nativa;
• Brilho (em nits);
• Compatibilidade de protocolos;
• Certificações (ex.: compatibilidade com determinados padrões de mercado);
• Garantia do fabricante.

Exija vistoria técnica obrigatória

Inclua no TR a exigência de vistoria técnica presencial obrigatória antes da apresentação da proposta. Isso garante que o fornecedor conheça as condições reais do local de instalação e reduz o risco de propostas inexequíveis.

Critérios de aceitação e testes

Os critérios de aceitação são a ferramenta que permite ao fiscal do contrato verificar objetivamente se a entrega está conforme o especificado. Para soluções AV, recomendamos estruturar em duas etapas:

FAT — Factory Acceptance Test

Teste realizado em bancada (nas instalações da contratada) antes da instalação em campo. Verifica se os equipamentos funcionam individualmente e se a integração básica está correta. Indicado para projetos de maior porte e complexidade.

SAT — Site Acceptance Test

Teste realizado no local de instalação, após a conclusão da montagem e configuração. Verifica o funcionamento integrado do sistema em condições reais de operação. O SAT deve cobrir:

• Testes funcionais — cada funcionalidade descrita nos requisitos é testada e verificada;
• Testes de desempenho — medições de latência, qualidade de imagem, cobertura de áudio, tempo de resposta;
• Testes de redundância — simulação de falhas para verificar chaveamento automático;
• Testes de rede — verificação de QoS, multicast, perda de pacotes;
• Validação pelo usuário — operadores testam cenários reais de uso.

O TR deve definir explicitamente:

• Quais testes serão realizados;
• Quais critérios de aprovação/reprovação (ex.: "latência de vídeo inferior a 100 ms");
• Quem participa da validação;
• Como os resultados serão documentados;
• Prazo para correção de não conformidades.

Garantia, SLA e manutenção

O TR deve definir claramente as condições de pós-venda:

• Garantia mínima — prazo (geralmente 12 a 36 meses), o que está coberto, condições de acionamento;
• SLA de atendimento — tempo máximo para primeiro atendimento (ex.: 4 horas úteis) e para resolução definitiva (ex.: 48 horas úteis);
• Manutenção preventiva — frequência (ex.: trimestral), escopo (limpeza, atualização de firmware, testes de funcionamento);
• Manutenção corretiva — procedimento para acionamento, disponibilidade de peças de reposição;
• Treinamento — carga horária mínima, público-alvo, conteúdo programático;
• Documentação — as-built, manuais de operação, credenciais de acesso, plano de manutenção.

Erros que levam a impugnações

Com base na experiência em licitações públicas para soluções AV, os erros mais comuns que geram impugnações ou recursos são:

1. Direcionamento de marca — especificar modelo sem alternativa ou com parâmetros que só um fabricante atende;
2. Especificação genérica demais — requisitos vagos que permitem entrega de equipamentos de baixa qualidade;
3. Ausência de critérios de equivalência — citar marca de referência sem definir como avaliar produtos similares;
4. Qualificação técnica excessiva — exigir certificações ou atestados desproporcionais ao objeto;
5. Qualificação técnica insuficiente — não exigir comprovação de experiência em projetos de complexidade similar;
6. Falta de vistoria técnica — não permitir que os fornecedores conheçam o local antes de apresentar proposta;
7. Critérios de aceitação ausentes — não definir como a entrega será verificada, deixando margem para conflitos;
8. Agrupamento inadequado de itens — agrupar equipamentos e serviços de forma que restrinja a competitividade.

Modelo de estrutura

A tabela abaixo resume a estrutura recomendada para um TR de soluções audiovisuais, com os elementos essenciais de cada seção:

Conclusão

Elaborar um termo de referência para soluções audiovisuais exige equilíbrio entre rigor técnico e abertura à competitividade. O TR deve ser suficientemente detalhado para garantir a qualidade da entrega, mas flexível o bastante para não direcionar a contratação a um único fornecedor.

Os pilares de um bom TR para soluções AV são: requisitos funcionais verificáveis, especificações técnicas mínimas sem direcionamento, critérios de aceitação baseados em testes objetivos (FAT/SAT) e condições claras de garantia e manutenção.

Investir tempo na elaboração do TR é investir na qualidade da contratação. Um TR bem escrito reduz riscos de impugnação, atrai fornecedores qualificados e assegura que o órgão receba uma solução que funciona conforme especificado — e não apenas uma lista de equipamentos.